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第16章（第2页）

无论所传达的是什么样的特殊气氛，面部都可以显现出有生气或是没有生气。

眼神接触总是很有用的。

参加会议者要是全神贯注于每位发言人，并跟他们作积极的眼神接触，他看起来及感觉起来具有强烈的参与感及兴趣。

这些就是围绕在任何与会者四周的气氛构成因子，肯用心的人经常使用这种非语言沟通技巧来赢得积极的气氛。

3协助会议进行每位与会人士都可以影响会议的进行。

会议的有无生气要看主席及他的行为而定，如果想使会议进行得很顺利，就必须获得与会者的支持及给予控制权。

主席必须注意那些在需要时能提出简短的、有力的、中肯的意见的人。

称职的主席会极力利用那些人，和谐地合作，他们能使会议顺利进行。

参加会议的普通人员可以用各种方法来协助会议进行。

根据计划及时间表来保证会议进行是主席的职责，但在一个争论不休的会议中，有代表不同观点与不同利益的能干经理人（可能也有外行人），也许还要控制某种很难应付的人，主席很快就会变得负担不起了。

他可能会失去对会议的控制。

他可能会发现要想影响消极的人，限制过分活跃的人，阻止讲废话的人是件非常困难的事，以致不知道会议该怎么进行下去。

遇到这种时刻，如果有人能作出&ldo;程序干预&rdo;，说些有助于会议程序顺利进行的话，对主席及会议而言都是一种很大的帮助。

这类能协助主席保持会议顺利进行的话，举例如下：（1）主席先生，我不知道我们是否可以把这个问题的讨论结果作个摘要报告？

（2）主席先生，我很担心会议时间、我们能不能继续进行下去？

（3）我可不可检查一下讨论到目前为止秘书所作的记录？

（4）主席先生，我们现在可不可以对本案作个决定？

另外一种程序干预是帮助主席使会议不致脱离主题。

如果有人感觉讨论下去进了死胡同，他就可以提出下面的意见：主席先生，我们是否可以回到你第一次所提出的问题‐‐&tis;&tis;问题？参加会议的人员可协助主席控制其他与会人员。

例如，要求听听反对意见，或协助压制唱二重唱者的耳语。

会议的特性亦会受到偶尔来个幽默的人的影响，它不是刻薄者一再重复的讽刺，也不是滑稽剧演员长而乏味的笑话，它是那种偶尔冒出来，有轻松作用的幽默。

大多数经理人都知道需要对会议主题发表意见，但很少有人知道该如何以会议程序、如何以控制会议进行及控制与会人员等技巧来协助主席。

4结论（1）会议时的行为既可以影响会议的决定，也可以影响每位出席人员的名声。

（2）应当积极起来发言，但发言次数不应过多，发言时间不宜过长。

（3）环绕在每位出席人员四周的气氛是好是坏，要看他的仪态是否适当而定。

（4）每位出席人员都可以帮助主席控制会议进行，及控制其他与会人员。

能力强的秘书

秘书的角色对会议进行关系重大。

他的工作可以影响会议能否顺利有效进行。

在担任秘书工作时对于能力强的秘书，他可以辅助主席的工作，对于能力较弱的主席他可以弥补部分主席的不足。

他的成功绝不会非常明显，但他的失败则一眼就能看出来。

秘书的工作态度要看主席的性格及跟主席之间的关系而定。

他们可以互相分担责任，而且就如何做法取得一致的意见。

例如，议程的拟定可以由一个人来做，也可以由两个人一起来做。

秘书虽然可以被指定只担任一次会议的工作，但本章是假定秘书须要担任某一特定委员会所召开的连续多次会议的工作。

1会议前秘书首先必须确实了解委员会的目的、职权及限制事项。

他必须知道委员会的组成分子，以及多久召开一次会议。

如果这些基本资料不够明确的话，他务必把它们搞清楚。