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此外,一些推销员打来的电话,直接由秘书处理掉即可,不必由自己接听。
有时候和比较健谈的客户通电话,在谈完正事之后往往还会聊些家常,如果采用这个方法,就不必担心电话讲太久,而错过其他电话了。
也许有人认为只要通话简短,没有特殊的方法也不会有困扰。
但和客户聊聊家常是必须的,如果采用这种方法,不但可以和客户好好聊一聊,也不必担心耽误了其他的事情。
把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候,只听到对方一声&ldo;喂!
&rdo;而不报上自己公司的名称。
照理说,接到电话应该说:&ldo;○○公司&rdo;,或是&ldo;○○公司业务部&rdo;,让对方确定没有打错电话,如果打错了可以趁早发现,避免浪费时间。
同样的道理,总机或是负责传达的人,如果只说&ldo;○○先生来电&rdo;,也是不对。
应该说&ldo;○○公司的○○先生来电&rdo;。
像这些电话应对,应该在职员刚进公司时就要训练。
譬如把各种现象电话应对方法编印成册,让新进员工一开始就知道如何应付,等到出了问题才教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法,以最令人头痛的推销员电话为例。
一般推销电话无端地占用别人的时间,就某些程度而言,可以算是一种犯罪。
不过,一般推销员不会一开始就露出马脚,通常他会说&ldo;恭喜您从10万人中脱颖而出??&rdo;然后渐渐扯到他所要推销的东西。
这时你可以单刀直入地说:&ldo;总而言之,就是推销嘛!
&rdo;不管多么厉害的推销员听到这句话,也只能回答:&ldo;啊!
是的。
&rdo;然后你就赶快加上一句:&ldo;不用了,谢谢!
&rdo;
马上挂断电话,不必为这个浪费时间。
此外,手册里面,对于对方打错电话时的处理,也有详细的说明。
许多人在知道对方打错电话之后,都会不高兴地说:&ldo;你打错了&rdo;,就挂断电话。
然而,这样应对的话,对方很有可能再打过来。
所以,接到别人打错的电话,一定要问清楚:&ldo;请问你打几号?&rdo;如果对方号码不对,应该告诉他:&ldo;我们这里是○号&rdo;,万一号码相同,就应该说:&ldo;您打的电话没错,不过,我们这里是○○公司啊!
&rdo;如此一来,就可以避免重蹈覆辙再打过来。
其实这些都只是一些小技巧,然而稍微留心,就能减少时间的浪费。
做一份&ldo;行动记录表&rdo;订定行动记录表比做预定表,更能妥善管理时间。
有很多人常说:&ldo;唉!
自己想做的事情很多,却因为时间关系,没有办法实行!
&rdo;然而,只要仔细分析一下他所谓的&ldo;时间关系&rdo;,就知道其实不是真的没有时间,而是从一开始就认定没有时间,根本没有用心把握。
所以,与其订定不知道能否实行的预定表,倒不如做一份行动记录表来得实际一点。
因为根据这份记录表,你可以清楚地知道,自己使用时间的方法到底出了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。
只要好好记一个礼拜,自己的行动规律自然一清二楚。
只要知道这些,以后该怎么做就简单多了。
最重要的是,借由客观的数值,改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言,唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时间。
他们总以为,这件事花多少时间,那件事花多少时间,最后没办法的话,再把睡眠时间缩短就可以了。
然而,借由熬夜来缩短时间,精神必然恍惚,从长远的眼光来看,也不是什么解决的办法。
所以,如果非缩短睡眠时间不可,与其熬夜倒不如早起。
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