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第199章（第1页）

在统一b5的规格后，若想将数十张的资料，改为a4的规格时，只需利用复印机adf（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。

复印机的缩小放大功能，因有1的弹性伸缩，所以不但可转变成a4规格，也可转变成其他的规格。

而且，一般的周刊杂志也大多使用b5开数的纸，所以无须特别去复印，只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。

但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。

为什么要小心&ldo;抽出&rdo;，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。

周刊杂志由于都是中间fèng合的，所以中央是钉书针（骑马针）来加以固定的。

抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报导再穿孔，而后装订到文件夹上。

现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的重要来源。

当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。

规格若能统一，就比较不花时间。

此点也是b5规格便利之处。

基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用b5的规格。

但是，唯一不符合此规定的是&ldo;人事资料&rdo;，只有&ldo;人事资料&rdo;是使用b5一半大的b6规格。

5资料应装订成一定规格的复印本报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。

带黄的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用，可就方便多了。

复印的规格，统一使用b5规格，无论一份多小的报导，也可使用b5的纸复印。

或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份信息。

若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。

因此规定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。

再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所以可将长度较长的报导，直接剪下来。

另外，有时b5的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。

即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。

例如，将新闻分为两张来复印时，则在第一张标12，第二张标12同样地，若是分为三张的话，在第一张标13，第二张标23，第三张标23如此一来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。

对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字，就更不容易辨认了。

所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。

缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。

最好是还备有adf（自动送回原搞）的功能。

所谓adf的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自动送出所需开数的复印本。

此种功能是不可缺少的。

原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。

而且，必须要有一个人来操作。

因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。

备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。

但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。

为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。

因为缩短的时间，可挪用夹做附加值更高的工作。

6档案夹及标题要以颜色来区分曾经去过某大报社的资料室。

由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。