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第十一章会议总结和评估学习目的（第1页）

通过本章的学习，了解关于会议评估的相关概念，评估所使用的方法，评估工作的实施过程，实施过程中应该注意的具体事项。

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主要内容

●会议总结

会议总结与评估；客户回访；表彰会

●会议评估

会议评估原则；会议评估内容；会议评估主体；会议评估方法；会议评估程序

会后总结是会议管理工作的组成部分，总结的作用是统计整理资料，研究分析已做过的工作，为未来工作提供数据资料、经验和建议。

会议的评估工作包括：会议主题同与会者的关联度；会议内容是否多元化；会议结构；与会者的参与度；会议设施的使用情况；会议整体议程结构的安排；会议取得了多少实质性进展；同预期效果相比，还存在哪些差距；其他与会者的反应。

因此，总结评估对经营和管理有着重要意义和作用。

第一节会议总结

这一阶段的主要工作包括：会议总结与评估，客户回访和感谢相关人员。

一、会议总结与评估

会展管理

会议一旦结束，应该立刻进行总结评估。

可以根据调查与会人员对场地、进程和人员的适宜性和有效性的感觉来获取反馈信息，这些信息对于分析会议成功与否起着关键作用，对计划将来的会议也很有帮助。

在评估过程中可参照如下信息：数量信息（QuantitiveInformation），质量信息（QualitiveInformation），与会者人数，出席统计，财政报告与账目，收支平衡表，与会者感觉，调查表，采访记录，工作人员回馈，管理笔记与评论，社会影响分析，社会收益平衡表。

一般会后总结分三部分：（1）从筹备到开会中的各项工作总结；（2）效益分析和成本核算；（3）本项目市场调查，如本次会议在市场同类项目中所占的市场份额、优劣势比较、竞争情况等。

评估工作的作用和意义在于判断已做过的所有工作的效率和效果，并为提高以后工作的效率和效果，提供依据和经验。

目前在国外，有许多专业的服务公司，如顾问公司、评估公司等，专门为会议主办单位提供评估服务。

主办者投入了相当多的人力、物力和财力进行筹备工作，每次都会有很多宝贵的经验和教训，所以，对会议进行系统地评估，如成本效益的评估、宣传质量效果的评估、主办单位是否具有预计号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

在下一节中，我们专门介绍会议评估内容。

二、做好客户回访工作会议结束不久，与会代表对会议的印象仍在记忆中，如果此时抓住机会，深入与客户发展关系就容易多了。

记忆是印象的延续，印象是在会议上留下的，记忆是在跟踪服务工作中加强的。

跟踪服务做得越早，效果就越明显，如果在会议闭幕后不迅速联系，目标客户就会失去在会议上产生的热情，这也就意味着将失去这些客户，因此要做好客户回访工作。

三、召开总结表彰会做好感谢工作，对象是所有的会议参加者、重要的支持单位、合作单位以及曾给予大力支持的媒体，都应该给予感谢。

对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。

表彰会议服务人员。

会议服务是一项复杂的系统工程，会议公司、酒店等各部门都可以开展表彰工作。

做好媒体跟踪报道，主要是对会议进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大会议的影响，如会议的各类统计数据包括：会议参加人数、专业含量和观众的反馈意见等。

第二节会议评估

评估就是收集与特定目标相关的信息及类型的活动。

评估的目的是找出发生了什么，每个会议都需要进行某种形式的评估。

通过会议评估，会议承办者可以了解会议举行的大致情况，即会议进行得如何，与会者从会议中得到了什么收获？通过评估所得到的各种信息和数据，可以找出会议策划中的问题，为以后会议的管理实践提供指导。

一、会议评估的原则评估原则是会议评估工作的总纲，是一些基本要求。

1.实事求是的原则

会议评估必须从实际情况出发，反映真实情况。

如果评估过程中失去了真实性，就失去了评估的最初意义。

2.客观公正的原则